Política de Privacidad, Tratamiento y Protección de Datos

1. INTRODUCCIÓN

En virtud de lo dispuesto en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, su Decreto Reglamentario 1377 de 2013 (incorporado en el capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015), el Decreto 886 de 2014, el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 y las demás normas que complementen o modifiquen las anteriores disposiciones (en adelante el “Régimen General de Protección de Datos Personales” o “RGPD”), EXALTA S.A.S. propende por la protección de la información personal y el ejercicio del derecho fundamental de Hábeas Data a todos los Titulares de Datos Personales con los cuales tenga relación, sea como Responsable o Encargado de su tratamiento, según corresponda.

2. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

EXALTA S.A.S. es una sociedad comercial, legalmente constituida, con domicilio social principal en el Municipio de Chía (Cundinamarca) e identificada con NIT No. 900.660.085-1, según consta en el Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la Cámara de Comercio de Bogotá D.C.

3. OBJETO

Esta Política de Privacidad tiene como finalidad suministrar la información necesaria y suficiente a los diferentes grupos de interés de EXALTA S.A.S. sobre el Tratamiento de los Datos Personales y, en general, a todas las personas respecto de las cuales EXALTA S.A.S. recolecte y trate Datos Personales (en adelante el/los “Titular(es)”). Así mismo, busca establecer los lineamientos que garanticen la protección de los Datos Personales que son objeto de Tratamiento y los derechos de los Titulares, fijando los criterios de recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión que se dará a la información personal recolectada en cumplimiento del RGPD.

4. ALCANCE

La aplicación de esta Política de Privacidad abarca todos los Datos Personales que EXALTA S.A.S. trata en desarrollo de su objeto social, incluyendo, pero sin limitarse a, la contratación de personal y la vinculación de proveedores, aliados comerciales y contratistas.

Todos aquellos que trabajan en nombre y por cuenta de EXALTA S.A.S., incluyendo colaboradores, representantes, contratistas, aliados comerciales y terceros, tienen la responsabilidad de cumplir las normas establecidas en esta Política de Privacidad, según les aplique.

EXALTA S.A.S. se compromete a realizar su mejor esfuerzo profesional para mantener altos estándares de calidad, protección y seguridad en el Tratamiento de los Datos Personales proporcionados por los Titulares. Esto incluye una atención especial a los datos sensibles y/o a los datos personales de niños, niñas y adolescentes. La prioridad de EXALTA S.A.S. es garantizar que los Datos Personales y datos sensibles recopilados estén protegidos de forma legal y técnica, para efectos de asegurar su seguridad, integridad, accesibilidad y confidencialidad.

5. DEFINICIONES

En el desarrollo, interpretación y aplicación del Régimen General de Protección de Datos Personales, se aplicarán, de manera armónica e integral, las siguientes definiciones:

6. PRINCIPIOS RECTORES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

El tratamiento de los Datos Personales que EXALTA S.A.S. realice, deberá respetar los principios establecidos en la Ley 1581 de 2012, como:

7. TRATAMIENTO Y FINALIDADES DE LOS DATOS PERSONALES

EXALTA S.A.S. tratará los Datos Personales de los Titulares para las siguientes finalidades:

• Gestionar la información de contacto y comunicación con clientes, proveedores y otros grupos de interés.
• Ejecutar la relación contractual existente con los clientes, proveedores, aliados comerciales y contratistas.
• Realizar actividades de mercadeo, publicidad y promoción de productos y servicios.
• Adelantar estudios internos sobre hábitos de consumo y tendencias del mercado.
• Transmitir y transferir datos personales a terceros cuando sea necesario para el cumplimiento del objeto social.
• Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con los Titulares de los Datos Personales.
• Gestionar trámites administrativos, contables, fiscales y de auditoría.
• Realizar procesos de selección de personal y gestión de recursos humanos.
• Atender requerimientos de entidades judiciales o administrativas.
• Cualquier otra finalidad que resulte en el desarrollo legítimo de la relación entre EXALTA S.A.S. y el Titular de los Datos Personales.

8. DERECHOS DE LOS TITULARES

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el Titular de los Datos Personales tiene los siguientes derechos:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento.
• Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

9. PROCEDIMIENTOS PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS

Los Titulares de Datos Personales podrán ejercer sus derechos a través de los siguientes canales:

Las consultas y reclamos serán atendidas en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta o el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su consulta o reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

10. OBTENCIÓN DE LA AUTORIZACIÓN

EXALTA S.A.S. solicitará la autorización del Titular de manera previa al Tratamiento de sus Datos Personales. La autorización podrá ser obtenida por medio de un documento físico, digital, mensaje de datos, sitio web, de manera verbal o telefónica o en cualquier otro formato que permita conservar prueba de su recolección.

La autorización será requerida de forma específica y en términos claros y comprensibles, indicando las finalidades del tratamiento y los derechos que le asisten al Titular.

11. CASOS EN QUE NO SE REQUIERE AUTORIZACIÓN

De acuerdo con el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, la autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

• Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• Datos de naturaleza pública.
• Casos de urgencia médica o sanitaria.
• Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
• Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

12. DEBERES DE EXALTA S.A.S.

Como Responsable del Tratamiento de Datos Personales, EXALTA S.A.S. cumplirá con los siguientes deberes:

• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Solicitar y conservar copia de la autorización otorgada por el Titular.
• Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Actualizar la información cuando sea necesario.
• Rectificar los datos cuando sean inexactos y comunicar lo pertinente.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados por los Titulares en los términos legales.
• Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

13. TRANSMISIÓN Y TRANSFERENCIA DE DATOS PERSONALES

EXALTA S.A.S. podrá transmitir y transferir Datos Personales a terceros, ya sean nacionales o internacionales, cuando:

• Se cuente con la autorización del Titular.
• Sea necesario para la ejecución de contratos celebrados con el Titular.
• Se requiera para el cumplimiento de obligaciones legales.
• Se trate de transferencias hacia países que proporcionen niveles adecuados de protección de datos personales.

En los casos de transferencia internacional de datos, EXALTA S.A.S. garantizará que el receptor cuente con políticas de privacidad adecuadas y respete los principios de protección de datos personales establecidos en la legislación colombiana.

14. PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS Y RECLAMOS

Consultas

Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal que repose en las bases de datos de EXALTA S.A.S. La consulta se formulará a través de los canales dispuestos para tal fin y deberá contener como mínimo:

• Identificación del Titular
• Descripción de los datos respecto de los cuales se solicita información
• Dirección física o electrónica para recibir respuesta

Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.

Reclamos

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, podrán presentar un reclamo que deberá contener:

• Identificación del Titular
• Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo
• Documentos que se quiera hacer valer
• Dirección para notificaciones

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

15. SEGURIDAD DE USO Y MANEJO DE LA INFORMACIÓN

EXALTA S.A.S. está comprometida con el correcto uso y Tratamiento de los Datos Personales contenidos en sus Bases de Datos Personales y archivos, evitando el acceso no autorizado a terceros que puedan conocer, modificar, divulgar o destruir la información que allí reposa; para lo cual ha adoptado medidas técnicas, humanas y administrativas que otorgan seguridad a las Bases de Datos Personales y archivos de EXALTA S.A.S., a través del Manual de Políticas y Procedimientos Internos para la Protección de Datos Personales.

16. REGISTRO NACIONAL DE BASE DE DATOS (RNBD)

De conformidad con el artículo 25 de la Ley 1581 y sus Decretos Reglamentarios, EXALTA S.A.S. registrará sus Bases de Datos Personales junto con esta Política de Privacidad, en el Registro Nacional de Bases de Datos administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio, de conformidad con el procedimiento establecido para tal efecto.

17. MODIFICACIONES

Sin perjuicio de los derechos constitucionales y las disposiciones legales y reglamentarias aplicables, en especial las contenidas en el RGPD en Colombia, EXALTA S.A.S. podrá modificar en cualquier momento esta Política de Privacidad. Tales modificaciones cuando sean sustanciales serán informadas a los Titulares través de cualquier otro mecanismo de difusión dirigida o masiva no dirigida.

18. VIGENCIA

Esta actualización a la Política de Privacidad de EXALTA S.A.S. rige a partir del 15 de noviembre de 2024.

Teniendo en cuenta los cambios aquí incorporados, EXALTA S.A.S. comunicará oportunamente a los Titulares y demás personas interesadas la actualización en su sitio web.